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Adquirir um software de gestão customizado ou pronto? Muitos empresários optam pela segunda opção e acabam se frustrando porque as demandas podem não ser suficientemente atendidas. Afinal, qualquer produto que é distribuído ao público em geral, visa o nicho, mas não entende as peculiaridades de cada instituição. 

Além disso, visto que atualmente todos os principais processos básicos são feitos num computador – como a organização de estoque e da folha de pagamento -, essa escolha se torna crucial para o futuro do projeto. Se você ainda tem muitas dúvidas sobre o tema, continue lendo este artigo e saiba qual deles é o ideal para a sua empresa. 

Softwares de gestão prontos são uma boa escolha?

Antes de optar por determinado software de gestão, você precisa ter em mente que ele deve ser um meio para otimizar os processos empresariais. A função do aplicativo é a de ajudar todos os colaboradores a trabalharem de uma maneira mais eficaz e em menos tempo, deixando as dores de cabeça de lado! Porém, alguns fatores dos programas prontos jogam no time adversário. Veja alguns deles:  

Desatualização e bugs

Uma grande problemática do software de gestão pronto é que ele fica desatualizado com uma certa facilidade, principalmente se tiver sido comprado por apenas uma ou duas funcionalidades. Afinal, se elas não forem mais necessárias para o dia a dia da instituição, então o utilitário também não será. 

Mesmo se a aquisição tiver sido feita devido a um bom pacote, caso haja algum bug, o desastre fica ainda maior. Isso porque, se o problema for crucial, todo o funcionamento do programa pode ser afetado. E o pior: a empresa precisará esperar que os desenvolvedores façam uma atualização, o que pode demorar dias ou meses. 

Problemas posteriores

E se além disso, no meio da utilização, você descobre alguns pormenores que inviabilizam totalmente o trabalho com o software de gestão escolhido? Dentre os mais comuns, podemos citar as falhas de segurança, mudanças nas regras de negócio empresariais, a impossibilidade de fazer backups frequentes, a falta de manutenções periódicas, de integração com a nuvem, de escalabilidade etc.

Todos esses fatores contribuem para uma péssima experiência com o produto e são detalhes que certamente poderiam ser customizados com facilidade. E mesmo que não fossem, as revisões regulares já seriam de grande valia. Achar um problema no meio do processo é um tiro no pé que pode fazer com que tudo precise ser reiniciado. 

A companhia precisa se adaptar

Em alguns casos, a própria instituição precisará mudar o seu método de trabalho para poder utilizar um software de gestão. E, bem, já existe aquele ditado sábio que diz: “não se mexe em time que está ganhando”. Mudar uma rotina de trabalho pode ser algo que causará enormes problemas. 

Um utilitário pronto que exija adaptação do ambiente a ele, ao invés do contrário, pode gerar um grande stress individual e até mesmo coletivo. As mudanças ideais são aquelas que funcionam de forma gradual, onde os desenvolvedores podem ir aprendendo como sanar as questões dos colaboradores aos poucos.

Por que optar por softwares customizados?

Já vimos que os aplicativos prontos não são tão vantajosos devido a alguns quesitos, mas e quanto aos customizados? Para esse tipo de software de gestão, a maior problemática é relativa ao custo porque a sua empresa precisará de alguma verba para que o programa seja desenvolvido. Fora isso… bem, muitas vantagens!

Otimizados ao seu negócio

Pense: dentro de um mesmo setor de negócios existem diversas organizações, certo? Dentre elas, cada uma tem aspectos que diferem entre si, como a missão, uma maneira de pensar, uma lógica de trabalho etc. Sendo assim, mesmo entre dois supermercados, as necessidades podem ser totalmente diferentes, não é mesmo?

Pensando dessa maneira, podemos perceber como o software de gestão customizado é quase que essencial. Isso porque como tudo é particularmente pensado para questões específicas da SUA instituição, então certamente ele irá se encaixar da maneira mais adequada possível às principais necessidades da empresa e ainda com a mesma usabilidade de outros softwares já utilizados!

Desenvolvidos para cada departamento

O aplicativo também pode ser desenvolvido de acordo com os setores individuais! Ou seja, como os desenvolvedores saberão exatamente o que os colaboradores de cada área desejam, será possível dar um foco especial para uma determinada parte do programa dependendo de quem seja o usuário final.

A grande sacada desse método é que assim todos conseguirão aprender a utilizar o utilitário com muito mais facilidade, pois foi a própria empresa que instruiu o seu feitio. Só é preciso ter cuidado para não colocar tantas funcionalidades – devido à grande quantidade de funcionários ou qualquer outro motivo – e acabar causando o efeito contrário. 

Econômicos

Um pouco acima, falamos que esse software de gestão é caro, mas em contrapartida o custo x benefício é muito maior. A curto prazo, outro problema que pode ser visto é relativo ao tempo gasto para implementar o sistema, mas a grande maioria dos gestores não consegue visualizar o cenário a longo prazo.

Nesse sentido, isso acontece porque o programa customizado tem uma vida muito mais longa que o seu parceiro já pronto. Como dito anteriormente, as desatualizações, bugs etc prejudicam a utilização dos programas prontos, mas isso é algo que não acontece com os feitos sob medida.  Neles, quaisquer problemas são prontamente solucionados pela equipe de desenvolvedores. 

Atendimento ao cliente

No nosso país já estamos acostumados com um atendimento ao cliente, digamos, não muito bom. Se esse fator se estende à uma questão crucial do seu negócio, certamente você não terá uma experiência muito agradável. Portanto, é de suma importância pesquisar sobre esse quesito antes de aderir a algum software de gestão. 

Pensando nisso, boas dicas são checar reviews – principalmente aqueles com avaliações médias – de quem já utilizou o aplicativo e entrar em contato com a provedora do serviço. Além disso, esse é outro ponto a favor da customização, pois se o produto é feito especialmente para você, é bem provável que o atendimento siga a linha do “cliente em primeiro lugar”. 

Entendeu as diferenças entre os dois tipos de softwares de gestão? Ficou com alguma dúvida? Preferiu e acha que a sua empresa deve aderir a algum deles? Deixe seus comentários e teremos prazer em responder! 

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