Metodologia HPD: Projetos + TI + Gestão = Sucesso!

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HPD é o conceito que o Marcelo Roque, CEO do Preço Certo, inventou pra explicar porque conseguimos fazer o trabalho de um setor inteiro de 18 pessoas com uma equipe de 4 na Finxi Tecnologia. O conceito foi criado e posto em prática com o objetivo de unir a área de projetos com gestão de negócios com a tecnologia sendo o intermédio. Vamos para contextualização:

   Contexto

De acordo com a fonte PMSURVEY.ORG 2012 Edition. Project Management Institute Chapters, 58% das metas de projetos são alcançadas na maioria das vezes, e 36% para poucas vezes alcançadas.

Diante da mesma fonte, há um desvio do orçamento previsto de 10% a 36% e maior que 10% e 25%, em 25% e 36% dos projetos, respectivamente. Dentre a maior parte dos problemas que acontecem nos projetos, temos estes e suas frequências:

  • Comunicação [67%]
  • Não cumprimento dos prazos [65%]
  • Escopo não definido adequadamente [61%]
  • Mudanças no escopo constantes [57%]
  • Recursos humanos insuficientes [53%]
  • Riscos não avaliados corretamente [50%]
  • Concorrência entre o dia-dia e o projeto na utilização de recursos [45%]
  • Mudanças de prioridade constantes ou a falta da mesma [42%]
  • Não cumprimento do orçamento [42%]

   Metodologia HPD

Definida como High Performance Development, essa metodologia criada na Finxi, é uma nova forma de atuar em projetos de tecnologia. Para acabar com essas frequências discrepantes que levam a termos projetos deficitários em todo o mundo, a Finxi decidiu por modelar essa metodologia para tornar os mesmos mais eficientes. Em um processo decisório de criação de um produto, projeto ou serviço, existem 3 possíveis estratégias que podem ser seguidas:

  1. Requisitos Top-Down (caso garçom)  

    • Cliente solicita um site, aplicativo, ou qualquer outro tipo de solução tecnológica a empresa.
    • Equipe de vendas coleta requisitos técnicos e retorna orçamento.
    • Cliente negocia e aprova orçamento.
    • Empresa desenvolve o combinado.
    • Cliente pede mais que o combinado.
    • Empresa entuba, ou cobra mais caro, ou não faz.
    • Empresa e/ou clientes saem insatisfeitos 100% das vezes.
  2. Problemas Top-Down (soft HPD)

    • Cliente diz que tem um problema com processos, softwares internos, muitas vezes já fazendo uma pré-analise interna do problema.
    • Empresa atua de maneira consultiva para validar se o problema é aquele mesmo e orça alocação de uma equipe por período para desempenhar aquela tarefa.
    • Algumas vezes o problema apontado pelo cliente está certo, outras vezes ele é sintoma de um problema muito maior.
    • Empresa pode ou não conseguir entregar o valor esperado ao cliente.
    • Risco de insatisfação é moderado.
  3. Objetivos Estratégicos Top-Down (HPD FULL)

    • Cliente entrega uma meta estratégica, aumentar vendas em X%, criar tráfego de dados, melhorar presença online, comunicar melhor por smartphones.
    • Empresa atua de maneira consultiva e assessora na criação de estratégias e implementações diretas para, aliando tecnologia, experiência de usuário e marketing digital, gerar o efeito UAU constante no cliente.
    • Risco de insatisfação é baixíssimo.

Qual devo escolher? Veja nossa proposta de HPD antes de qualquer decisão!

   Proposta do HPD

“Por que não fazemos projeto de escopo fechado?”

Porque dá problema. O processo da criação de software é algo experimental. Requer teste, requer análise e experiência, nem mesmo especialistas em criação de software sabem fechar um escopo corretamente. O resultado é que sempre vai dar em problemas. E para evitar, nós preferimos não compactuar com esta má prática. Por isso, a metodologia consiste em ser HPD Full, sem ir em casos como soft HPD e o caso garçom!

O problema em fazer o soft HPD é: Porque o cliente não é especialista no que fazemos e de certa forma, está nos dando apenas uma porção da visão total de todo seu negócio, desta forma fica muito complicado entendermos se estamos ajudando ele em sua completude ou se estamos apenas endereçando um sintoma de algo muito maior. A proposta da HPD é desenvolver projetos melhores e de baixo risco, que atuam para realmente trazer valor para os clientes.

   Etapas para se tornar um gestor de HPD

1) Planejamento UAU

Passo 1: As pessoas não sabem o que querem, até mostrarmos a elas

Entenda o por que do projeto existir! Sem o “por que?” você não será capaz de entender a motivação e o impacto esperado na conclusão desse projeto. O mais importante é o que o cliente considera como O SUCESSO do projeto e o que seria o Fracasso.

Mas como conseguimos isso? Respondendo perguntas simples como:

  • O que o produto deve fazer pelo negócio?
  • Quem serão os clientes ou usuários?
  • Como o produto que vamos desenvolver se encaixa na estratégia do seu negócio?
  • Como você espera que o produto a ser desenvolvido seja diferente do que já existe hoje na sua empresa/no mercado?
  • Por que os consumidores usam produtos como este que vamos desenvolver?
  • Se nossos consumidores usam um produto da concorrência, qual o motivo?
  • Que tipo de coisa seus usuários reclamam mais, perguntam mais ou tem mais problemas?
  • O que define o sucesso da implantação? Qual tipo de retorno esperado?
  • Como saberemos se tivemos sucesso na implantação da estratégia?

Nota: Em uma rodada de brainstorm, muitas ideias surgem e uma delas pode virar ouro!

Passo 2: Esse é um trabalho que precisa ser feito em conjunto. Sente-se com o cliente e elabore os requisitos para o sucesso do Projeto

  1. Típica rodada de brainstorming. Deixe todos darem durante 15 minutos, joguem todas as ideias num papel, sem nenhum criticismo as mesmas e anotem tudo com palavras chaves. O papel do Gestor HPD é contribuir e ser um facilitador. – Tempo estimado: 30 a 60 minutos
  2. A próxima etapa é filtrar em conjunto as melhores ideias em termos de execução e começar a elaborá-las. Nunca mais do que 2 ideias. Se quiser, chame um outro Gestor HPD para opinar em cima das filtradas para fechar um plano de ação que atinja o resultado do cliente. Tempo estimado: 5 minutos
  3. Feche as ideias propostas, contabilize tempo e esforço de entregáveis, documente em email e encaminhe ao cliente o que você pretende fazer, bem como uma noção do esforço necessário para que ele aprove. Tempo estimado: 30 a 60 minutos
  4. Uma vez aprovado pelo cliente, caminhe para o próximo passo.

As pessoas querem se apaixonar todos os dias. Queremos com planejamento UAU garantir que toda entrega esteja de acordo com o pilar estratégico do projeto. Não é uma questão de quantas linhas de código, o quão diferente ficou o design de uma tela, mas sim o quão efetivo foi em cima das dores do projeto.

Passo 3: No início de cada sprint, combinar o pilar estratégico de uma entrega UAU com o cliente

Existem diversas formas de fazer isso. Podemos por exemplo, atrair mais leads de venda para o site de um cliente, podemos reduzir o tempo de cadastro e configuração, podemos resolver um problema para ele precificar corretamente seus produtos com as variações cambiais internacionais. Para cada um destes exemplos existe uma lista de tarefas e medidas que podemos tomar para garantir bons resultados.

A melhor forma é sentar com o cliente em reunião e ter comum acordo em qual será o objetivo UAU do Sprint, bem como as métricas para mensuração do efeito UAU. É preciso ter total alinhamento com o cliente sobre o que é O SUCESSO do projeto para ele, só assim você vai conseguir tomar decisões assertivas e nunca deixar o projeto desviar dos objetivos. 

Passo 4: Sente-se com sua equipe de HPD e esclareça o problema de forma clara, bem como os indicadores de avaliação para sucesso e trabalhe ideias para chegar lá

  1. Típica rodada de brainstorming. Deixe todos darem ideias de como podemos usando das competências da sua equipe – tecnologia, design, marketing, experiência – resolver o problema e causar o efeito UAU no cliente. Durante 15 minutos joguem todas as ideias num papel, sem nenhum criticismo as ideias e anotem tudo com palavras chaves. O papel do Gestor é contribuir e ser um facilitador. – Tempo estimado:15 minutos
  2. A próxima etapa é filtrar em conjunto as melhores ideias em termos de execução e começar a elaborá-las. Nunca mais do que 2 ideias. Se quiser, chame um outro Gestor HPD para opinar em cima destas ideias filtradas para fechar um plano de ação que atinja o resultado do cliente. Tempo estimado: 5 minutos
  3. Feche as ideias propostas, contabilize tempo e esforço de entregáveis, documente em email e encaminhe ao cliente o que você pretende fazer, bem como uma noção do esforço necessário para que ele aprove. Tempo estimado: 30 a 60 minutos
  4. Uma vez aprovado pelo cliente, caminhe para o próximo passo.

 

2) Monitoramento, Facilitação e Comunicação

Com o planejamento UAU feito, seguimos para o monitoramento das ações planejadas. Seguem algumas ações para serem tomadas:

  • Manter comunicação diária com membros da equipe, e acompanhar TODAS as entregas e trabalhos realizados no dia;
  • Encaminhar um relatório de Status Report do projeto a cada semana para o cliente, sempre mantendo comunicação ativa com o mesmo;
  • Agendar e realizar reuniões de entrega com demonstração guiada do que foi entregue;
  • Resolver todos os impeditivos para o andamento do Sprint e assim garantir a entrega.

 

3) Entregas com Qualidade

Por fim, ser comprometido sempre com entregas de qualidade. Para isso, sugerimos fazer o seguinte:

  • NADA VAI PARA PRODUÇÃO SEM TER TESTADO E APROVADO;
  • Entregas precisam ser guiadas pelo gestor;
  • Mantenha o ambiente de homologação vivo, o cliente precisa ver diariamente mudanças no software;
  • Nenhum Sprint é considerado UAU se as metas não forem alinhadas com o sucesso do projeto;
  • Toda reunião de planejamento do Sprint precisa ser documentada e alinhada com os objetivos do cliente.

 

Caraterísticas de um Bom Gestor HPD

Para se tornar um bom gestor dessa metodologia, nós da Finxi reunimos o que seriam as características essenciais de domínio de um executor desse modelo:

  • Bom comunicador;
  • Ser um empreendedor transparente e que inspire confiança;
  • Espírito Faca na Caveira, não tem tempo ruim;
  • Vê oportunidades onde os outros veem problemas;
  • Compromisso firmado é compromisso cumprido;
  • Sempre conversar com outros gestores e os PMOs;
  • Aplicar as ferramentas e metodologias;
  • Estar envolvido e presente com a equipe;
  • Mostrar liderança, precisa ser O ponto focal do projeto.

Veja nossos artigos e continue a nos seguir para ganhar mais insights que podem revolucionar seu negócio!

 

Nos vemos em breve!

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