Businesswoman with financial symbols coming from her hand

Empresários e gestores cultivam o saudável hábito de questionar periodicamente o funcionamento de seus negócios. São perguntas como: “Há alguma tarefa que possa ser mecanizada ou automatizada?”, “Como melhorar meus processos usando tecnologia?”, “Como reduzir custos?” etc. Nessa hora, uma consultoria externa pode ser um às na manga. Para ajudar seu processo decisório, vamos abordar quatro pontos extremamente relevantes na hora de contratar uma consultoria de TI.

Pesquise antes

Você sabe o que é uma diligência prévia? O termo geralmente está associado ao empreendedorismo e escolha de sócios e investidores, mas se encaixa perfeitamente na escolha de uma consultoria.

Faça sua pesquisa e avaliação antes mesmo de começar a marcar entrevistas com possíveis consultores. Um bom lugar para começar a procura é sua lista de parceiros e fornecedores. Certamente, eles consomem serviços de tecnologia e, com poucos telefonemas e e-mails, você pode obter informações valiosas sobre os consultores que os atendem, incluindo as opiniões sobre este atendimento.

Busque ajuda de amigos empresários, que podem dar indicações diretas e através de outros canais como Facebook e LinkedIn. Se você é do tipo desconfiado, pode pesquisar portais de clientes como ReclameAqui e Reclamão, para saber se seus candidatos têm alguma reclamação registrada contra eles.

O objetivo é ter uma lista pré-selecionada de prestadores de serviço que atendam às suas necessidades, capazes de se comprometer com seus objetivos estratégicos – leia-se ajudar a alcançar suas metas –  e que tenham uma boa reputação. A partir daí, sim, você pode começar a marcar entrevistas para escolher uma consultoria.

Pergunte sobre as ferramentas e a metodologia

Evite dores de cabeça posteriores perguntando sobre as ferramentas e métodos propostos na execução do trabalho. Desconfie de fórmulas mágicas e entenda que empresas sérias muitas vezes vão precisar fazer um levantamento e uma avaliação do seu ambiente: um “assessment”. Essa avaliação inicial é um investimento que protege o seu tempo e o da consultoria.

Por exemplo, você quer reduzir o tempo de resposta do seu Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC), e a proposta do consultor é reduzir em 25% esse tempo, pergunte como  pretende chegar a este ponto, quais as etapas, como pretende mensurar isto, se vai ser usada uma nova ferramenta ou se a atual precisará ser trocada. Esta não é uma relação onde você paga no caixa e pega seu produto, sem perguntar como ele foi feito. Então pergunte sim, questione e anote, até estar satisfeito com as respostas.

Elabore um contrato cuidadoso

Esta etapa poderia ser mais complicada, mas se você seguiu as orientações anteriores, basta ser cuidadoso ao elaborar seu contrato, ou revisar o contrato oferecido pela consultoria. Tenha a certeza de que todas as possibilidades estarão previstas: custos diretos e indiretos, valores e limites de horas, resultados esperados, prazos e rateio de despesas. Uma prática vantajosa para ambas as partes é dividir um grande projeto em etapas menores, cada uma com seu contrato. Uma avaliação bem feita viabiliza isso tranquilamente. Entregáveis e qualidade são mais fáceis de medir em contratos menores e mais claros, evitando os problemas frequentemente ocasionados por contratos enormes e de escopo fechado.

É essencial que ambas as partes entendam e concordem com o que está escrito. Parece redundante, mas desentendimentos posteriores à assinatura do contrato acontecem mais vezes do que se imagina. O tempo investido aqui vale cada centavo.

Lembre-se de garantir a transferência de conhecimento

Um ponto que costuma escapar até mesmo dos gestores e empresários experientes é o pós-venda da consultoria. O que vai acontecer, especificamente, depois que o período do contrato terminar e os consultores forem embora? Quem será o responsável pelo novo processo implantado pelo consultor? Como você vai conferir os resultados da consultoria? Pense nisso tudo ainda na etapa de seleção para evitar jogar dinheiro fora.

Busque um cenário onde a consultoria seja capaz de definir claramente suas novas estratégias e consiga operar as táticas contidas nelas, assumindo junto com sua empresa a responsabilidade pelos resultados.

É comum que a transferência de conhecimento seja garantida por meio do treinamento de seus colaboradores, no mesmo contrato da consultoria ou em um contrato à parte.

E então, ainda ficou com alguma dúvida? Deixe o seu comentário e continue acompanhando as dicas do nosso blog!

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